Az 1802-ben alapított Magyar Nemzeti Múzeum számára az 1808: VIII. törvénycikk hozta meg azt az intézményi létet és gazdasági hátteret, mely biztosította mindennapi működését, hiszen a vármegyék és városok, valamint magánemberek megajánlásai és befizetései (melyeket az 1827. évi XXXV., majd az 1836. évi XXXVIII. törvénycikkek rögzítettek is) nyomán létrejöhetett az ún. Múzeumi Alap, ahonnan az első magyar közgyűjtemény kiadásait folyamatosan eszközölni lehetett.

A legszükségesebb napi kiadásokra a múzeum házi pénztárában rendelkezésre állt egy kisebb összeg, de alapvetően minden intézményi kiadást a Magyar Nemzeti Múzeum Alapjából utalványoztak, melyekről igazgatói felterjesztés után az intézmény „pártfogója” József nádor (azaz felügyeleti szervként a Nádori Hivatal) döntött. A házipénztárt az intézmény első évtizedeiben a múzeumigazgató maga kezelte. Erről az intézmény 1845. évi tiszti utasításában a következő rendelkezést olvashatjuk: „Hogy pedig ennek kezelése ’s a mire lett fordítása, vi’sga szemmel tartathassék az igazgatón kívül, senkinek sem lészen szabad ezen pénztárból, akár a tisztaság fentartására, valamit kiadni, ellenben bejelentetvén a szükségek, az illető museumi személyzet által az igazgatónak, ha általa helyeseknek ismértetnek, meg fognak szereztetni, a kézi pénztárból kifizettetni, ’s az illető kabineti naplóba, vagy házi butorok leltárába foglaltatni. A’ kézi pénztárról pedig, minden kiadásairól hiteles nyugatványok előmutatása mellett, az igazgató ¼ évenként Ő Cs. Kir: Főherczegségének, a Kegyelmes Nádornak, mint a nemzeti Museum főpártfogójának számolni tartozik.”

Az intézményen belüli pénzügyi ügykezelés a 19. század második felében sem nagyon változott, illetve helyesebb úgy fogalmaznunk, hogy lassan kezdett csak megváltozni. Az 1882-es Pulszky Ferenc igazgatóhoz köthető utasítási tervezetben is még azt olvashatjuk, hogy a múzeumigazgató kezeli a házipénztárt és a hadastyánok, azaz azon öreg honvédek pótdíjaira szolgáló pénztárt, akik a múzeumban teremőri, illetve parkőri szolgálatot láttak el. E pénztárak mellett volt ebben az időben egy harmadik is, amely a gyűjtemények gyarapítására szánt magánadományokat tartalmazta. A változást az jelentette, hogy megjelent az intézményben az igazgatósági titkár státusza, akinek feladatkörében egy idő után hivatalos formában is megjelent a fentebb felsorolt pénztárak kezelése. 1882-ben ez a gyakorlat már szövegszerűen rögzítésre kerül, mégpedig a következő megfogalmazásban: „Ha az igazgató a kézi és egyéb pénztárak kezelését a titkárra bízza, ez bármikor tartozik az igazgatónak a kívánt kimutatást vagy felvilágosítást megadni.” A múzeumi titkár, akit még egy ideig irattárnokként (is) címeztek, az intézményben évtizedeken át Czanyuga József volt. Ő valószínűleg már Kubinyi Ágoston igazgatósága alatti hivatali éveiben (1849-1869) is kezelhette felettese megbízásából a házipénztárt. Tőle származik a Nemzeti Múzeum első központi ügy- és pénzkezelési gyakorlatáról szóló jelentés (1888. január 6.), amely nyilván már egy sok, de legalábbis több éves gyakorlatot foglalt írásba. Ennek az intézmény pénztári ügyeire vonatkozó részét teljes egészében idézzük:

„8. A vall. és közokt. miniszterium által, az országgyűlési költségvetés alapján utalványozott pénzek, még pedig a „Közművelődési Szükségletek” szinte rovatonkint külön, a „Nem tudományos Szükségletek” szinte rovatonkint külön iven íratnak be. Épen ugy a kiadások is a költségvetési rovatok szerint több ilyen ivből összeállított két könyvbe vezettetnek be. Minden kiadáshoz meg van az illető osztályőr által utalványozott nyugta vagy számla.

9. Mindennemű, évnegyedenkint, vagy rendkivülileg beérkezett pénz a muzeumi irodában levő Wertheim-féle vasszekrénybe tétetik, melynek külső kulcsai az igazgatónál és irattárnoknál, a belső (trésor-) kulcs pedig az ellenőrző igazgató-őrnél vannak.

10. A pénzeket átvevő irattárnok ezeket a költségvetési rovatok szerint külön feljegyzi, és az ellenőrködő igazgató őr előtt felolvasva külön csomagokba teszi, s a vasszekrényben elhelyezi, honnan minden kedden és pénteken reggeli 9 és 10 óra között a nevezett két tisztviselő jelenlétében a jogos követelések kielégítettnek.”

Ezen ügykezelési gyakorlat felmérése már egy leendő és ekkor már évek óta tervezett új SZMSZ elkészítése és bevezetése miatt készülhetett. Az 1889. március 8-án elfogadott szabályzatban aztán véglegesen rögzítették a korábbi gyakorlatot, illetve szabályozták a gazdasági ügyek intézését is. A pénzkezelés, illetve a házipénztár felügyelete megmaradt az igazgató hatáskörében, de a pénzügyek napi kezelése már teljes mértékben a múzeumi titkárra hárult. Hatáskörében a pénztári teendők viteléhez pl. a páncélszekrény egyik ellenzárának őrizete is beletartózott. Ezt jelentette, hogy a házipénztár trezorját csak hárman (igazgató, igazgató-őr és a titkár) tudták kinyitni, ha ki kellett. A titkár lett tehát tulajdonképpen a múzeumi pénztárnok, de ez a megnevezés végül csak a következő szervezeti szabályzatban, 1898-ban jelent meg, mely még részletesebb pénzkezelési rendelkezéseket tartalmazott, hogy csak kettőt idézzünk: „A pénzszekrény többi részében [a házipénztár összegén kívül] őrizendők az eredeti számlák és a rovatos jegyzék, s a vételre, megtekintésre, vagy bármi más czélból beküldött értéktárgyak. A mennyiben a hely engedi, muzeumi tisztviselők, megőrzés végett rövid időre ide beadhatják magántulajdonukat képező értéktárgyaikat.”

A továbbiakban nem részleteznénk azt, hogy a következő években milyen finomítások, apró módosítások mentek végbe a Magyar Nemzeti Múzeum pénzkezelési szabályaiban, illetve gyakorlatában. Inkább azt jegyeznénk meg, hogy az intézményi pénzügyigazgatás organikus fejlődését a 19. század utolsó harmadában, majd a 20. század elején az intézmény munkatársai számának folyamatosan emelkedése is szükségessé tette. Míg ugyanis 1872-ben 21 tisztviselő, valamint 14 altiszt és szolga státuszú személy dolgozott a múzeumban, addig 1892-ben 32-23, 1902-ben 45-30, 1912-ben pedig 53-36-ra nőtt ez a szám. Ha az intézmény rendes kiadásait nézzük akkor ez 1872-ben 172.896 Koronát tett ki, míg negyven évvel később 766.007 Koronát (és akkor még a rendkívüli kiadásokról, azok pénzügyi vonatkozásáról nem is írtunk).

Az igazgatóságon nyilván e létszámgyarapodással kapcsolatos pénzügyek és a dologi kiadások növekedése miatt is egyre nagyobb teher hárult a titkárra, amelyet jól mutatnak az 1900-as évek ügymenetének számai. A pénztári napló vezetése ugyanis 1901-ben 2171 tételt mutat, 1905-ben már 2627-et, 1910-ben pedig 3320-at. És akkor még egy idő után használtak ún. forgalmi naplót és pótkezelési naplót is. A múzeumi pénztár forgalma tehát egyre jobban nőtt és hogy ez ne legyen elég még: minden naplótételnek az. ún. főkönyvben is szerepelnie kellett. Mindezekhez még hozzájött az állami számvitelről szóló 1897. évi XX. törvénycikk, amely pl. az elszámolási műveleteket lényegesen megnehezítette. Ezek után nem csoda, hogy egy éves jelentésben, jelesen az 1911. éviben már a következő megállapítás szerepelhetett: „a pénztárt kezelő tisztviselő emberfeletti munkát végez.” Nem tudjuk, hogy ez a nagy teher hozzájárult-e a Czanyuga Józseftől a titkári posztot és egyben a pénztárosi feladatkört átvevő Tóth Árpád 52 éves korában való halálához (1911), de az biztos, hogy utóda, d’Isoz Kálmán már nem vállalta a titkári feladatkörben a pénztárnokság terhét és azt ettől kezdve az igazgatóság tollnoka, Sohár László látta el, aki a következő évben már másodtitkári kinevezéssel (1912. augusztus 15.) folytathatta e munkáját. 1912 áprilisától egy minisztériumi számtisztet is beosztottak a múzeumba szolgálattételre, aki ettől fogva segítséget jelenthetett a pénzügyek intézésében.

Ez egy további lépcsőfokot jelentett egy önálló szervezeti egység felé, hiszen immár nem egy, hanem két ember foglalkozott a Múzeum pénzügyi adminisztrációjával. A következő és egyben döntő lökést végül Schiller Rezső Nemzeti Múzeumba kerülése (korábban az Országos Szépművészeti Múzeum számtisztje volt) és másodtitkári kinevezése jelentette. Őt bízták meg ugyanis 1920-ban a Gazdasági Hivatal felállításának előkészítésével, szabályzatának kidolgozásával. A Nemzeti Múzeum főigazgatósága alá rendelt önálló hivatal ideiglenes szervezeti szabályzatát (amely keltezése alapján augusztus 26-án nyert végső formát) a vallás- és közoktatásügyi miniszter 1920. szeptember 10-én fogadta el. Ebben a hivatal feladatát és szervezetét a következőképpen rögzítették: „A gazdasági hivatal kezeli a Muzeumnak a vallás- és közoktatásügyi miniszter által utalványozott javadalmát, a Muzeum bevételeit (saját jövedelmeit), valamint a központi ügykezelés alá tartozó letéteket és az összes kezelésről a vallás- és közoktatásügyi miniszternek ad számot.

Nyilvántartja a muzeum összes személyzetének törzskönyvét.
    A gazdasági hivatal személyzete a következő:

1. a gazdasági hivatal főnöke,
2. az ellenőr,
3. a gondnok,
4. az irodatiszt,
5. az irógépkezelő (-nő)
6. a beosztott altiszti és szolgaszemélyzet.

A pénztár kezelését és a pénztári elszámolást, valamint a muzeum ingó leltári vagyonának /: ide nem értve az egyes osztályok által önállóan és felelősség mellett kezelt szakanyagot:/ kezelését a gazdasági hivatal főnöke és az ellenőr az anyagszámadást az előbb nevezettek felügyelete mellett a gondnok végzi.

Az irodatiszt és az irógépkezelő/-nő/ a gazdasági hivatal főnöke utasítása szerint a könyvelési, iktatói, másolói, kiadói és egyéb irodai teendőket látják el.

A gazdasági hivatal főnökének közvetlen felügyelete és ellenőrzése alá tartoznak a gondnok, a kertész a mechanikus és a gépész, kiknek hivatalos teendőit és ügybeosztását a gazdasági hivatal főnöke szabja meg.”

A GH szabályzatának elfogadását követően a minisztérium október 7-én hivatalosan kinevezte a tisztviselőket: Schiller Rezsőt hivatali főnökké, Puchász Károly kirendelt miniszteri számellenőrt ellenőrré, Szabó Jánost gondnokká; továbbá az iroda körüli teendők ellátásával Lantos Géza kezelőt, a szolgai teendőkkel Hambalkó János teremőrt bízták meg. A Magyar Nemzeti Múzeum Gazdasági Hivatalának ezen első személyzete száz éve, 1920. október 17-én kezdte el működését.

A Magyar Nemzeti Múzeumnál felállítandó gazdasági hivatal ideiglenes szervezeti szabályzata

Debreczeni-Droppán Béla